Raporty i analizy

Kluczowe Wyzwania

Wprowadzenie

Praca zdalna stała się nową rzeczywistością dla wielu firm. Zarówno pracownicy jak i ich menedżerowie w wielu przypadkach pracują obecnie poza biurem, w swoich domach. Podczas gdy część z nich posiada w tym zakresie doświadczenie, dla znacznej większości praca zdalna jest zupełnie nowym doświadczeniem.

Kluczem do efektywnego działania jest świadome podchodzenie przez menedżerów do stojących przed nimi wyzwań. Warto zrozumieć, jak praca zdalna wpływa na pracowników i jakie przysparza wszystkim trudności. Bez tego oraz bez szczególnej troski okazanej pracownikom, osoby zarządzające mogą doprowadzić do sytuacji, w której zwykle zaangażowani i pełni pomysłów pracownicy, nie dostarczają zadań efektywnie i nie są tak innowacyjni, jak byli jeszcze kilka tygodni wcześniej. Obecna sytuacja biznesowa jest wystarczająco napięta i dynamiczna, dlatego warto pracować, aby stać się skutecznym liderem dla swojego, zdalnego zespołu.

Wyzwanie 1: Brak bezpośredniego kontaktu

W sytuacji pracy zdalnej wszystkie strony odczuwają brak bezpośredniego kontaktu ze swoim rozmówcą. W takiej sytuacji menedżerowie zazwyczaj martwią się o to, czy pracownicy będą pracować tak samo efektywnie jak w biurze, gdy siedzą biurko w biurko. Zastanawiają się praca w zespole rozproszonym nie wpłynie negatywnie na wyniki biznesowe.

Obawy te wciąż istnieją, pomimo iż coraz więcej badań wskazuje znaczące korzyści, jakie może przynieść wdrożenie możliwości pracy z domu, pod warunkiem przyjęcia odpowiedniego sposobu zarządzania. Dla przykładu, dwuletni eksperyment prowadzony przez Nicholasa Blooma profesora z Uniwersytetu Stanford na 500 pracownikach firmy Ctrip w Shanghaju pokazał, że pracownicy pracujący w domu osiągnęli 13% poprawę produktywności, a wskaźnik rotacji dla te grupy spadł o 50%.

Wyzwanie 2: Niskie poczucie wsparcia Przełożonego

Pracownicy niezwykle często, nawet w trakcie pracy w biurze, odczuwają brak wsparcia przełożonego oraz brak codziennej komunikacji. To wyzwanie potęguje się, gdy cały zespół pracuje zdalnie. Pracownicy wskazują, że w takiej sytuacji menedżerowie zdają się skupiać w większości na sprawdzaniu i kontrolowaniu wykonanych zadań, a oderwani są od rzeczywistych potrzeb i wyzwań swoich pracowników.

Wyzwanie 3: Problemy z dostępem do informacji

Zaskakujące dla obu stron może być to jak trudno w sytuacji pracy zdalnej zdobyć konieczne informacje, które w biurze zazwyczaj są dostępne od zaraz. Wystarczy sięgnąć po segregator, spytać koleżankę z biurka obok, przejść się do innego działu. W trakcie pracy w zespołach rozproszonych, znalezienie informacji oraz znalezienie odpowiedzi czasem na nawet banalne pytania może stać się przyczyną dodatkowej frustracji lub co gorsza, barierą uniemożliwiającą zrealizowanie zadania.

Wyzwanie 4: Nieodpowiednie sposoby dystrybucji informacji

Częstym wyzwaniem zespołów rozproszonych jest początkowe niedostosowanie sposobów dystrybucji informacji, do sytuacji pracy zdalnej. W biurze, nawet jeśli pewna informacja zostanie przekazana przez szefa do zbyt małej liczby osób, często łatwo dociera do reszty zespołu (co ma oczywiście niekiedy i swoje minusy). W sytuacji pracy zdalnej, nieodpowiednie zadbanie o grupę adresatów komunikatu może mieć większe negatywne konsekwencje. Dla przykładu, jeśli informacja nie spływa do wszystkich pracowników, oni sami często dopowiadają sobie to czego nie usłyszeli, a to z kolei może powodować tworzenie się plotek i niepotrzebnych spekulacji.

Wyzwanie 5: Trudności z rozpoznawaniem stanów emocjonalnych współpracowników

Pracując biurko w biurko lub przynajmniej na tym samym ograniczonym obszarze, zazwyczaj wiemy o czyimś trudnym dniu w pracy, ciężkim spotkaniu z szefem albo problemie czysto prywatnym. Na co dzień kontekst sytuacyjny wpływa na nasz odbiór komunikatów od współpracowników. W przypadku pracy zdalnej, często nie mamy jednak do niego dostępu, a nasza własna interpretacja tonu maila czy wiadomości z komunikatora, którą otrzymaliśmy, może nie pokrywać się z rzeczywistością.

Wyzwanie 6: Nieskuteczne komunikowanie własnych emocji

Komunikacja zdalna, mailowa czy poprzez tzw. komunikatory nie pozwala w pełni wykorzystywać 3 kluczowych kanałów przekazywania informacji, z których korzystamy na co dzień: słowa, ton głosu i mowa ciała. Badanie Education First wskazuje iż 47% konfliktów w zespołach rozproszonych, jest spowodowanych nieporozumieniami, a aż 39% pracowników objętych badaniem mylnie interpretowało zachowania innych.

Wyzwanie 7: Rodzina w pracy

Często widzimy w internecie zabawne filmy z pracownikami, którzy prowadząc telekonferencje, jednocześnie opiekują się własnymi dziećmi. Mogą one stanowić dużą barierę, do efektywnego wywiązywania się ze swoich obowiązków służbowych oraz mogą powodować dodatkowe napięcia w pracy zespołu. Najlepszym rozwiązaniem byłoby pracować w pustym, uporządkowanym i wyciszonym pokoju, bez zakłóceń ze strony członków rodziny. Najlepszym, ale czy zawsze realnym rozwiązaniem? Konieczne staje się, aby obie strony, zarówno menedżerowie jak i pracownicy, okazali wyrozumiałość i przyjęli takie przeszkody jako naturalne, na które posiadają jedynie niewielki wpływ.

Wyzwanie 8: Izolacja społeczna

Praca z domu to również często praca w samotności, przez wiele godzin dziennie. Jedni odnajdą się tym jak ryba w wodzie, dla innych może to jednak stanowić nie lada wyzwanie. Niektórzy najefektywniej pracują w ciszy zamkniętego pokoju, inni jak powietrza potrzebują innych ludzi, którzy dają im energię, pomagają rozwiązać problemy i są zawsze obok, gdy są potrzebni. Należy pamiętać, że odosobnienie może wpłynąć na chwilowe samopoczucie i efektywność pracowników, a niekiedy może nawet pociągać za sobą konsekwencje długofalowe, jak wycofanie, stany depresyjne, załamania nerwowe. Bardzo ciekawe wydają się być tutaj badania opisane przez prof. Adama Hickmana z Uniwersytetu Walden, które wskazują, że odizolowanie od miejsca pracy i współpracowników może powodować spadek wydajności pracowników aż o 21%, a godziny pomiędzy 14.00 a 16.00 stanowią najwyższe ryzyko dla zaistnienia poczucia osamotnienia i pozostawienia. Co za tym idzie, mogą one powodować nie tylko osłabienie naszej produktywności, ale również rozluźnienie więzi z poszczególnymi współpracownikami, całym zespołem lub nawet organizacją.

Rekomendujemy zatem aktywną refleksję w tym temacie i przeciwdziałanie sytuacji, w której, gdy nie mamy zbudowanych silnych więzi i relacji w zespole, zdecydowanie prościej zacząć jest myśleć o aspektach pracy, które nam nie odpowiadają. Gdyż wtedy to już tylko jeden krok od wejścia w etap aktywnego niezaangażowania.