progress

Raporty i analizy

25 czerwca 2021

Warsztaty online dla 500 osób w tym samym czasie

Czyli jak w formule online, dla jednej z największych firm w Polsce, z sukcesem przeprowadzić 29 grup szkoleniowych na raz.

FPL miał przyjemność uczestniczyć i współprowadzić nieszablonowe pod względem formy oraz skali wydarzenie online dla 400 osób z Kadry Menedżerskiej oraz 100 Reprezentantów Brygadzistów, Specjalistów i Pracowników Wykonawczych Grupy Kapitałowej PKP Energetyka S.A. – jednego z liderów branży energetycznej, której właścicielem jest jeden z największych funduszy inwestycyjnych na świecie – CVC Capital Partners.

Celem 3-dniowego spotkania było zapoznanie Menedżerów i wybranych Reprezentantów pozostałych szczebli organizacyjnych ze Strategią Firmy na lata 2020-2030, stworzenie podstaw do jej zrozumienia, zbudowanie zaangażowania do realizacji oraz przygotowanie planu komunikacji do wszystkich Pracowników Firmy, a także opracowanie przez Uczestników ich indywidualnych planów wdrażania Strategii.

Realizacja celu obywała się online poprzez prezentacje indywidualne na forum, panele dyskusyjne, quizy, ankiety, głosowania oraz warsztaty, podczas których Uczestnicy zapoznawali się z kluczowymi programami strategicznymi, dyskutowali nad korzyściami z nich płynącymi, obszarami, którymi trzeba się zająć, żeby wdrożyć strategię oraz planami ich komunikowania w organizacji.

Warte podkreślenia jest to, że warsztaty były prowadzone równolegle w 29. grupach, dzielonych dodatkowo na 2 podgrupy (58 podgrup łącznie), w dwóch obszarach tematycznych: Programy Strategiczne oraz Komunikowanie Strategii. Każdą z 29. grup opiekował się dedykowany Trener FPL, który jednocześnie wspierał dwóch Moderatów PKP Energetyka, przygotowanych wcześniej przez FPL do pełnienia swojej roli w podgrupach warsztatowych.

Podczas warsztatów Trenerzy i Moderatorzy korzystali ze specjalnie przygotowanych narzędzi, które z jednej strony podnosiły ich atrakcyjność, z drugiej – umożliwiały gromadzenie wypracowanych materiałów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wybrane informacje mogły być bardzo szybko prezentowane w częściach audytoryjnych spotkania. Jednym z naszych największych wyzwań, a jednocześnie osiągnięć „czasowych” było opracowanie 14. prezentacji podsumowujących w niecałą godzinę. Działo się dużo, ale w efekcie udało się na czas i z zamierzonym efektem.

Myśli uczestników odnośnie nowej strategii firmy – podsumowanie wyników ankiety

Rola FPL nie ograniczyła się jednak do samej koncepcji i prowadzenia warsztatów podczas spotkania TOP 400. Na wiele tygodni przed eventem wspieraliśmy GK PKP Energetyka S.A. w wypracowywaniu założeń Strategii (Filary, Programy, Inicjatywy) uczestnicząc w webinariach z Zarządem oraz prowadząc warsztaty strategiczne z Reprezentantami wszystkich szczebli organizacyjnych, efektem których było wypracowanie oddolnych pomysłów do Strategii Firmy. Uczestniczyliśmy także w cyklicznych spotkaniach Komitetu TOP 400 zarządzającego projektem, koncepcją i przygotowaniem eventu TOP 400 oraz samych warsztatów online.

Przed eventem przystąpiliśmy do przygotowania wszystkich wybranych przez PKP Energetyka osób do pełnienia ich funkcji podczas spotkania (Moderatorów do moderowania dyskusji, Panelistów do udziału w panelu dyskusyjnym, Prezenterów do przedstawiania wypracowanych podsumowań, a Ambasadorów Strategii, czyli wybranych Reprezentantów kadry niekierowniczej, do wspierania i wzmacniania zaangażowania wszystkich Pracowników w realizację Strategii).
Wszystkie wymienione działania oraz bieżąca, efektywna współpraca z Menedżerami PKP Energetyka na etapach przygotowawczych oraz etapie realizacji samego eventu, przyczyniły się do sukcesu Projektu.

O sukcesie projektu świadczą wyniki ankiet oceniających:

  • aż 97,4% Uczestników oceniło warsztaty strategicznie pozytywnie, oceny negatywne nie pojawiły się wcale;
  • aż 1/3 Uczestników zadeklarowała, że preferuje zdalną formę spotkań TOP 400.

Przed naszym Klientem stoją kolejne wyzwania dotyczące komunikacji i wdrażania strategii oraz monitorowania realizacji w poszczególnych jednostkach Firmy, w których, jako strategiczny Partner GK PKP Energetyka S.A., nadal będziemy uczestniczyć i rozwojowo wspierać organizację.

Reasumując, przeprowadzanie tak ogromnego przedsięwzięcia w dzisiejszych trudnych COVID’owych czasach jest dużym wyzwaniem, ale jego odpowiednie zaplanowanie i przeprowadzenie pozwala w pełni zrealizować ustalone cele, wypracować rozwiązania w dużych grupach i partycypacyjnie angażować setki Pracowników. Online’owa forma nie musi oznaczać ograniczeń, a wręcz przeciwnie – otwiera nowe możliwości zdalnej realizacji celów i wskazuje przyszłościowy kierunek organizacji cyklicznych spotkań. Zachęcamy do realizacji takich projektów.

A jak wyglądają Wasze doświadczenia z podobnymi projektami? Czy, Waszym zdaniem, takie online’owe eventy to nieuchronna przyszłość? Jeżeli chcecie podzielić się nami Waszymi przemyśleniami, napiszcie do nas na LinkedIn lub wyślijcie e-mail na adres fpl@fpl.pl

Czytaj także

Zapisz się na program
lub dowiedz się więcej